Курс на цифровизацию

Как диджитализировать бизнес-процессы. СИБУР делится опытом.

Цифровая трансформация работы предприятия – неотъемлемая часть развития современного бизнеса, в котором увеличение объемов хранимого и обрабатываемого контента по мере роста компании становится причиной замедления процессов работы. Как СИБУР вводит цифровизацию на всех уровнях предприятия – от производственных площадок до офиса.


«Цифра» в производстве

В СИБУРе постоянно внедряются новые схемы цифрового взаимодействия. Например, в конце 2018 года был запущен тестовый проект для автоматизации мобильных обходов производственных площадок.

Благодаря переводу наряда-допуска в цифровой вид время его составления сократилось в пять раз и, как следствие, повысилась продуктивность работы сотрудников.

Идеальное техническое состояние всех устройств и оборудования – один из важных элементов безопасности производства. Каждый узел в определенный момент времени должен иметь строго определенные параметры: давление, температуру, степень открытия-закрытия и т. д. В большинстве случаев за этими показателями следит электроника. Однако в нефтехимической сфере безопасность – главный приоритет. Поэтому специально подготовленным персоналом осуществляется дополнительный контроль этих участков.

Обходчик несколько раз в день проверяет состояние всех важных узлов, фиксируя в записной книжке параметры, которые наблюдал во время обхода. После чего он переносит блокнотные записи в специальную отчетность. Но даже высокий профессионализм, опыт и усердие не смогут уберечь сотрудника от случайных ошибок в процессе переноса данных. Не говоря уже о том, что он вынужден тратить массу рабочего времени на «бумажную» работу.

Специалисты СИБУРа разработали приложение, которое делает за обходчика всю рутинную работу: фиксирует неполадки, ведет статистику обходов, контролирует их тщательность и своевременность, обеспечивает оперативную связь с бригадиром и ответственными за участок людьми. Благодаря bluetooth и NFC-меткам (чипам, контактирующим с активным устройством) приложение точно знает, где находится обходчик, и напоминает ему, что именно надо проверить на данном участке площадки. Бригадир в режиме онлайн видит уже проверенные точки, места, которые еще предстоит проверить, и в случае необходимости через чат приложения может подсказать обходчику, что необходимо сделать на том или ином этапе обхода. Программа практически полностью избавляет персонал от рутинной бумажной работы: сделанные в приложении отчеты сразу же отправляются в общую базу.

Идеальное техническое состояние всех устройств и оборудования – один из важных элементов безопасности производства.

Согласно данным компании Siemens Business Services and IT Solutions, на обработку бумажных документов сотрудники тратят около половины своего рабочего времени.

Современная безопасность

В начале 2019 года IT-отдел СИБУРа начал работы по переводу в цифровой вид нарядов-допусков – инструкций по мерам безопасности, которые выдаются персоналу для проведения работ повышенной опасности. Наряд-допуск подробно описывает, в чем именно заключается опасность тех или иных работ и что необходимо предусмотреть, чтобы избежать травм и несчастных случаев. Эта информация может быть использована не только на стадии проведения работ, но и впоследствии – для анализа предстоящих ремонтов. В наряде-допуске указываются состав и количество человек в бригаде, место и время проведения ремонта, меры, которые были приняты.

Учитывая, что этот документ напрямую касается безопасности труда на производстве, краткость или небрежность при его подготовке недопустимы. Каждое подобное распоряжение составляется в двух экземплярах, что при учете десятка тысяч единиц оборудования занимает немало времени. При таком объеме бумажной работы легко допустить ошибку или неточность при составлении инструкции. Помимо этого для навигации в наряде-допуске должна быть указана схема, где будет отмечено место проведения работ, создание которой требует значительного количества времени и ресурсов. Кипа бумажных листов – не самый удобный формат для поиска информации и анализа. Только на Тобольской площадке СИБУРа за день из нарядов-допусков скапливается стопка бумаги высотою в метр.

Теперь же инструкции создаются в электронном виде при помощи специально написанных под них макросов. Сотрудник просто выбирает из базы данных необходимое оборудование и подставляет к нему те меры безопасности, которые необходимо соблюдать при осмотре. После чего с помощью простого браузерного редактора отмечает на карте места проведения работ.

Благодаря этому решению время составления наряда-допуска сократилось в пять раз и, как следствие, повысилась продуктивность работы сотрудников.

Оцифрованный документооборот

Электронный документооборот (ЭДО) – один из ключевых моментов глобальной цифровизации бизнеса. Его основные преимущества – экономия на расходных материалах, снижение количества ошибок в документах, высвобождение пространства за счет уничтожения бумажного архива. Но главные выигрыши цифровизация документооборота дает в экономии рабочего времени, повышении производительности труда сотрудников компании и ускорении коммуникаций с клиентами.

Согласно данным компании Siemens Business Services and IT Solutions, на обработку бумажных документов сотрудники тратят около половины своего рабочего времени. После цифровизации документооборота производительность труда персонала увеличивается на 20–25%, при этом стоимость хранения электронных документов на 80% ниже стоимости содержания бумажных архивов.

Обработка бумажных документов может отнимать у сотрудника половину его рабочего времени.

После цифровизации документооборота производительность труда персонала увеличивается на 20–25%, при этом стоимость хранения электронных документов на 80% ниже стоимости содержания бумажных архивов.

В 2002 году в России был принят закон об электронной цифровой подписи, что стало стимулом к развитию отечественной экономики.

В 2017 году СИБУР запустил масштабный проект по переводу документооборота в электронный вид. В качестве пилотного проекта цифровизировали документирование продаж. В феврале 2018 СИБУР заключил договоры с тремя крупнейшими операторами ЭДО, что значительно упростило клиентам процессы подачи первичных документов. Меньше чем за год компанией было отправлено 88 000 электронных документов, что сэкономило 2 тонны бумаги. Руководитель проекта СИБУР «Внедрение электронного документооборота» Руслан Броничев считает, что до конца 2019 года практически все клиенты компании перейдут на ЭДО.

От общего к личному

Разработка и внедрение эффективных бережливых технологий может осуществляться не только на корпоративном уровне. В СИБУРе приветствуются все инициативы сотрудников по сокращению бумажного документооборота. Так, в начале этого года десять сотрудников СИБУРа решились на эксперимент – на протяжении целого месяца минимизировать или даже полностью отказываться от использования бумаги.

По словам участников, многие из них в первые дни эксперимента столкнулись с серьезными трудностями, ведь блокноты, листочки для заметок, где фиксируются текущие задачи или важные моменты совещания, плотно вошли в ежедневный обиход. Многим было сложно планировать дела: несмотря на то что приложения-планировщики, используемые в СИБУРе, намного функциональнее своего бумажного аналога, требуются усилия, чтобы приучить себя ими пользоваться.

Оксана Стебалина,
главный эксперт:

«В нашей компании тратится огромное количество бумаги, коллеги распечатывают от одного листочка до целых собраний сочинений, которые по факту уничтожаются в шредере. Меня это расстраивает. Сколько деревьев можно было бы сохранить! Хотелось бы в корне изменить отношение к потреблению бумаги и начать в первую очередь с себя».

Программы-планировщики можно установить на смартфон, и они гораздо функциональнее бумажных ежедневников.

В феврале 2018 СИБУР заключил договоры с тремя крупнейшими операторами ЭДО, что значительно упростило клиентам процессы подачи первичных документов. Меньше чем за год компанией было отправлено 88 000 электронных документов, что сэкономило 2 тонны бумаги.

Сотрудникам СИБУРа хватило всего нескольких дней, чтобы отказаться от старых привычек и найти более удобные, быстрые и эффективные способы делать заметки, планировать дела. Как выяснилось в ходе эксперимента, отказ от бумаги многим помог выявить свои скрытые ресурсы. Лучше стала память, и появилась уверенность в собственных силах.

Гульнара Набиуллина,
главный специалист:

«Я минимизировала использование бумаги. В работу внедрила электронные инструменты: заметки, памятки. Они даже более эффективны – стикеры постоянно теряются, путаются, а так задачи всегда перед тобой на мониторе».

Новые возможности, открывшиеся в результате эксперимента, вдохновили не только его участников, но и их коллег.

Маргарита Секунова,
менеджер:

«Мы с коллегами приняли решение, что для совещаний мы не будем печатать документы. Делаем рассылку, и каждый смотрит с ноутбука».

Подсчеты показали, что по сравнению с тратами за предыдущий месяц участники эксперимента сэкономили 815 листов бумаги. И это не считая уменьшения использования стикеров и ежедневников.

Вдохновленные результатами, сотрудники СИБУРа настроены не только продолжать использовать новые навыки, но и популяризировать идею отказа от бумаги в рамках компании: предлагать использовать электронный документооборот и агитировать коллег отказываться от бумаги.

Узнать больше о цифровизации в СИБУРе вы сможете, приняв участие в клиентском демо-дне в формате вебинара 12 сентября 2019 года. Записаться на него можно по ссылке.

Скачать PDF

Другие публикации

Содержание номера