ЭДО: быстрее бумаги

СИБУР продолжает переход на электронный документооборот (ЭДО) при работе с Клиентами.

СИБУР продолжает внедрять ЭДО, следуя современным трендам цифровизации и автоматизации процессов в продажах и ускорения взаимодействия в цепочке поставок. Электронный документооборот – возможность повысить эффективность, скорость, снизить затраты и уменьшить риски. При этом перейти на него Клиенты могут уже сегодня.

Массовый рынок становится рынком потребителя: производство больших объемов однотипной продукции уступает место разнообразию и кастомизации под нужды клиента. Стремясь избежать дополнительных издержек на хранение, компании отказываются от одномоментных закупок больших партий. В результате всех этих изменений на рынке наметился тренд на сокращение объемов партий при поставках, их количество же пропорционально растет.

Одним из эффективных способов получить преимущество для компаний становится автоматизация продаж.

Чтобы выиграть борьбу за клиента, бизнес вынужден снижать цену за счет сокращения издержек. И одним из эффективных способов получить преимущество для компаний становится автоматизация продаж. Благодаря цифровизации имеющихся процессов можно ускорить коммуникацию с потребителем, задействовать при этом меньше сотрудников и снизить тем самым риск ошибки.

СИБУР внимательно следит за этими трендами и стремится максимально соответствовать им, вкладывая ресурсы в развитие собственных инструментов. Речь, в частности, идет о двух инструментах: e-Commerce (электронной коммерции) и электронном документообороте (ЭДО). Электронная коммерция – перспективное направление, которое позволяет повысить эффективность продаж и сделать более прозрачным ценообразование, а также оперировать данными на основе анализа предпочтений клиента и принимать решения более оперативно. Применение этой системы ускорит регистрацию новых клиентов, даст возможность отследить все этапы заказов и упростит коммуникацию с компанией. В начале 2018 года СИБУР осуществил перезапуск электронной площадки, в планах – дальнейшее развитие системы.

Возможность использовать ЭДО появилась у российских компаний еще в 2002 году, когда был принят закон об электронной цифровой подписи.

Что же касается электронного документооборота, работу по его внедрению СИБУР активно проводит с 2017 года, и это важный процесс как для компании, так и для ее Клиентов. ЭДО обеспечивает высокую скорость движения документов, уменьшает финансовые и временные затраты, исключает риски утери документов и имеет еще целый ряд преимуществ. По данным «СКБ Контур», сегодня в России ЭДО используют около миллиона организаций, количество электронных документов ежегодно увеличивается вдвое. Так, в 2017 году через «Диадок» (система электронного документооборота, разработанная «СКБ Контур») было передано 150,8 млн юридически значимых электронных документов.

В мае 2018 года СИБУР запустил в эксплуатацию решение, разработанное для электронных первичных документов, которое позволяет интегрировать учетные системы компании с системами операторов ЭДО. Холдинг уже заключил соглашения с тремя крупнейшими российскими операторами (а всего в России работает порядка 50), чтобы Клиентам было максимально удобно переходить на ЭДО. На текущий момент через ЭДО происходит взаимодействие более чем с 400 покупателями продукции СИБУР, уже отправлено более 20 000 первичных бухгалтерских электронных документов. В августе запущено решение по электронному подписанию договоров, при контрактации на ноябрь компания планирует подписать в электронном виде более половины дополнительных соглашений.

52%

документов СИБУР по реализации продукции было отправлено через ЭДО в сентябре 2018 года


В течение сентября 52% документов на продажи было отправлено контрагентам уже в электронном виде, а свою готовность к переходу на ЭДО подтвердили около 70% Клиентов СИБУРа.

Специалисты компании уверены: это решение позволит повысить эффективность процессов как для СИБУРа, так и для Клиентов. Одним из преимуществ ЭДО является скорость: если раньше документооборот занимал недели и даже месяцы, то теперь речь идет о нескольких днях. Оригиналы документов поступают Клиенту уже на следующий день после отгрузки продукции и через два дня возвращаются в СИБУР с подписью. Кроме того, сводится к нулю риск потери документов. По статистике, за 2017 год по различным причинам не было возвращено около 5% первичных документов, и на их розыск и повторную отправку тратились ресурсы как со стороны СИБУРа, так и со стороны Клиентов. Благодаря переходу на ЭДО текущий статус документов отображается онлайн, что позволяет отследить все итерации и существенно повысить дисциплину их подписания.

Не последнюю роль играет и снижение почтовых расходов и затрат на ведение и содержание бумажных архивов при отказе от бумажного документооборота в пользу электронного. При этом отказ от бумаги – общемировой тренд. По мнению ряда экспертов, уже в ближайшие несколько лет некоторые документы полностью перейдут на электронный вид. Например, Минтруда планирует внести изменения в законодательство с целью перевода на электронный формат трудовых книжек. Так что компании вскоре могут столкнуться с необходимостью развития ЭДО в области кадрового документооборота.

По данным «СКБ Контур», сегодня в России ЭДО используют около миллиона организаций. При этом отказ от бумаги – общемировой тренд.

Как подключить ЭДО?

Если у Клиента уже заключен договор с оператором ЭДО и есть готовность получать договоры и первичные документы на продукцию СИБУРа в электронном виде, достаточно просто сообщить информацию об операторе ЭДО своему менеджеру.

20 000

первичных бухгалтерских документов уже отправлены компанией СИБУР в электронном виде.


В случае если договора с оператором еще нет, нужно пройти по ссылке и оставить заявку на подключение, после чего выделенный Клиенту менеджер пошагово проведет процесс подключения к одному из крупнейших операторов.

Для того чтобы получать и подписывать электронные документы, необходимо получить сертификат квалифицированной электронной подписи, расходы при этом будут незначительны и составят около 2–3 тыс. руб. в год. У организаций, сдающих отчетность в налоговые органы в электронном виде, такой сертификат уже имеется. Получение и подписание входящих документов бесплатно, в дальнейшем при необходимости возможно повышение уровня автоматизации (например, настройка автоматической загрузки документов в учетную систему, создание электронного архива), которое потребует дополнительных вложений. И здесь каждый Клиент должен принимать решение, исходя из собственных реалий и потенциальной окупаемости вложений.

В целом для СИБУРа и его Клиентов ЭДО в перспективе дает значимое конкурентное преимущество и возможность оптимизировать процессы и взаимодействие.

Скачать PDF

Другие публикации

Содержание номера