Решение, реализованное на совместном предприятии KPI, предусматривало полную цифровизацию процесса создания и согласования документов для внутреннего рынка и экспортных направлений.
Ключевые задачи проекта:
- Перенос бумажного документооборота в электронную среду;
- Автоматизация формирования документов;
- Сокращение сроков подписания соглашений;
- Интеграция с системой SAP;
- Ускорение взаимодействия с контрагентами;
- Внедрение системы контроля версий.
Проект включал анализ текущих процессов, интеграцию SAP и Directum для автоматизации обмена данными, разработку справочников и шаблонов документов. Особое внимание уделялось внедрению автоматизированных систем для управления маршрутами. Завершающие этапы — тестирование системы и обучение персонала для успешного перехода на новые процессы.
Технологические решения на базе Directum RX позволили автоматизировать определение типа документа из SAP, анализировать данные и заполнять реквизиты. Это исключило ручной ввод информации и ускорило обработку документов.
Результаты проекта
Внедрение системы сократило время подготовки соглашений с 50 до 10 минут, исключило ошибки, обеспечило мгновенную передачу документов контрагентам через электронный документооборот, сделало процесс согласования прозрачным и повысило эффективность. Более того, расход бумаги для отправки по почте сократился на 20%, что позволило сэкономить 40% бюджета.
В перспективе проект будет развиваться за счет интеграции с системой электронного документооборота (СЭД) Directum между Россией и Казахстаном. Это позволит осуществлять юридически значимое цифровое подписание трансграничных соглашений.
Также интеграция с Directum позволит проводить глубокий анализ для выявления проблемных зон и прогнозирования возможных задержек. Кроме того, планируется использовать Directum Ario для автоматизации заполнения реквизитов в новых договорах.
Directum Awards — престижная ежегодная премия, посвященная успешным проектам цифровизации. На ее площадке участники демонстрируют результативные кейсы внедрения цифровых решений, показывая на практике, как инновационные технологии способствуют формированию продуктивной рабочей атмосферы в компаниях. 15-й сезон премии собрал 876 инновационных кейсов цифровизации, которые создали 824 участника.