Доходы и расходы под контролем

Создайте базу для планирования платежей

Платежи компании должны быть структурированно-ожидаемыми по типам расходов, иметь приоритеты по срокам, которые нельзя переносить. Например, в приоритете могут быть налоги или оплаты поставщикам.

Чтобы навести порядок в расходах, создайте план платежей, на который можете опираться.

1. Внесение в план даты поступления денег от видов деятельности. Достаточно отобразить общие суммы, без детализированной разбивки по клиентам. Лучше всего разделить поступления так:

от регулярного бизнеса;
от поставщиков (бонусы, возвраты);
продажа основных средств и пр.

2. Определение периодов планирования. Для оперативной работы и контроля достаточно плана на три месяца. В случае необходимости его нужно детализировать: понедельное планирование, на ближайший месяц, на следующие два месяца, помесячная разбивка, поквартально.

3. Распределение планируемых платежей на составляющие оплат в зависимости от их регулярности и специфики. Например, так:

поставщики товаров/услуг для перепродажи, производства, которые участвуют в процессе создания добавленной стоимости;
платежи по промоакциям, бонусы клиентам;
хозяйственно-административные расходы;
зарплата и налоги;
финансовые операции (оплаты процентов по кредитам и пр.).

Исключите нецелевое расходование средств

Определите, как формировать и одобрять заявки на платежи. Часто в компаниях рассылают счета по отделам, чтобы собрать подписи, согласно иерархии полномочий. Затем информация поступает в бухгалтерию. Однако гораздо эффективнее сделать заявки на оплату частью процесса одобрения закупки.

1. Формирование заявки на платеж. Когда возникает потребность в переводе денег, сотрудник обязан оформить заявку на оплату и обеспечить ее согласование в соответствии с регламентом. При этом платеж должен быть запланирован в соответствующем периоде и иметь подтвержденную необходимость для оплаты именно сейчас.

2. Контроль данных между системой и банк-клиентом. Важно понять, где происходит одобрение тех или иных платежей, возможны ли изменения при передаче данных с одного этапа на другой. По сути, одобрение счетов происходит в следующих информационных средах:

физическая (одобряют бумажный счет к оплате);
опциональная (в ИT-системе создают счет и затем одобряют его к оплате);
фактическая (одобрение платежа в банк-клиенте).

При фактическом одобрении платежа в банк-клиенте появляется реестр счетов, согласно которому происходит оплата. Он может быть физическим или электронным, еще раз подписанным или просто в виде списка. Но главное – он должен быть одинаковым на всех трех этапах прохождения заявки.

3. Формализация процесса оплат. Все платежи должны проходить по времени и в соответствии с правилами, описанными в регламенте.

Перед оплатой счета	Обработка счетов	Дополнительная проверка и архивирование операций	Электронные носители с электронной цифровой подписью (ЭЦП)
– счета должны содержать подписи гендиректора и главного бухгалтера организации, иметь печать, быть оформлены в соответствии с правилами РСБУ и условиями договора; – счета должны быть подписаны инициатором счета и финансовым директором. Расшифровка подписей обязательна.	– счета передают на оплату поочередно сотрудникам со второй и первой подписью с полным реестром счетов; – первый сотрудник, который подписал счет в банк-клиенте, ставит свою подпись на реестре с расшифровкой подписи; – второй сотрудник, который подписал счет в банк-клиенте, подписывает реестр счетов с расшифровкой подписи.	– утром, до 11:00, каждого рабочего дня распечатанный реестр из банк-клиента с проставленной общей суммой платежей, а также выписка по операциям по счетам банков и копии всех оплаченных счетов со всеми подписями передают на подпись финансовому директору для финальной проверки; – после проверки финансовый директор ставит подпись и дату; – в случае если первую подпись в банк-клиенте ставил финансовый директор, распечатанный реестр надо передать на подпись следующему сотруднику, согласно реестру подписей; – все распечатки с копиями счетов архивирует ответственный бухгалтер по банковским операциям.	– передача ключей с ЭЦП другим сотрудникам запрещена; – электронные носители с ЭЦП должны храниться в недоступном для других сотрудников месте; – ответственность за злоупотребление ключом с ЭЦП и причиненный ущерб несет сотрудник, допустивший халатность по хранению ЭЦП либо передавший его другому лицу.

4. Формирование ежедневной отчетности по следующим пунктам:

оплачено то, что планировалось;
оплаченное было разрешено к оплате;
коррекций процесса не требуется;
что-то пошло нет так, и еще можно попытаться что-то изменить/остановить.

Регламентируйте и структурируйте работу с покупателями

Разработайте перечень конкретных действий, которые требуется выполнять на каждом этапе:

проверка потенциального покупателя;
принятие решения о кредитовании;
мониторинг отсрочки платежа, его пролонгация, изменение условий договора;
возврат долга.

За каждым этапом закрепите ответственное лицо, пропишите четкие сроки выполнения всех процедур и правила взаимодействия между сотрудниками. Оформите все в виде внутреннего регламента.

Пример работы с контрагентами

ПРОВЕРКА КОНТРАГЕНТА

РАБОТА В РАМКАХ ДОГОВОРА ОТСРОЧКИ

РАБОТЫ ПО ВОЗВРАТУ ДОЛГА

Чтобы процесс управления дебиторской задолженностью был всегда под вашим контролем, поручите сделать следующее:

автоматизировать бизнес-процесс (алгоритм) принятия и акцептования решения об отсрочке;
ограничить и автоматически контролировать сумму и глубину кредита (система не должна позволить менеджеру совершить отгрузку товара на сумму, большую, чем размер акцептованного кредита);
рассылать автоматические напоминания менеджеру и клиенту за 2–3 дня до наступления срока оплаты;
автоматически приостанавливать возможность отгрузки клиенту в случае наступления просрочки платежа;
автоматически информировать заинтересованных лиц (менеджеров, руководителей отдела продаж, службу безопасности, юристов) о наступлении различных событий, например, о первом дне просрочки оплаты, о необходимости начала претензионной работы (на 10-й день), об истечении срока действия договоров (за 1 месяц) и т.д.

Очень удобно, когда самые важные показатели работы сразу выводятся на отдельную вкладку/окно в программе (так называемый ситуационный центр). Таким образом, все участники процесса будут проинформированы о текущем состоянии дел.