Методы бюджетирования различаются тем, какие данные выступают базой для бюджета.
Бюджет на новый год формируется на базе фактических результатов или бюджета прошлого года. Эти показатели корректируют с учетом предполагаемых изменений инфляции, продаж, цен на сырье и т.д. Именно этот метод остается самым распространенным. Преимущества метода:
- прост в применении, когда внешние условия стабильны, а основные статьи расходов компании не меняются годами;
- выявляет факторы, от которых зависят показатели бюджета;
- облегчает координацию деятельности подразделений.
- излишне ориентирован на прошлые показатели, а не на будущие возможности;
- не позволяет быстро адаптироваться к изменяющимся рыночным условиям;
- ошибки и устаревшие данные предыдущих периодов перетекают в новые бюджеты;
- не мотивирует сотрудников сократить расходы; наоборот, они стремятся использовать все выделенные средства, чтобы обеспечить планирование не меньшей суммы в бюджете на следующий год.
Пример
Производственное предприятие выпускает промышленное оборудование. В 2022 году его производственные затраты составили 95 млн руб., в том числе:
- прямые материальные затраты – 45 млн руб.;
- прямые затраты на оплату труда – 30 млн руб.;
- производственные накладные расходы – 20 млн руб.
При составлении бюджета на 2023 год за основу были взяты показатели 2022 года с корректировкой на ожидаемые рост объемов производства на 10%, инфляцию в размере 6% и сокращение накладных расходов на 5% за счет оптимизации.
В бюджет 2023 года были заложены производственные затраты в сумме 103,27 млн руб.:
- прямые материальные затраты – 52,47 млн руб. (45 млн руб. * 1,1 * 1,06);
- прямые затраты на оплату труда – 31,8 млн руб. (30 млн руб. * 1,06);
- производственные накладные расходы – 19 млн руб. (20 млн руб. * 0,95).
Бюджет базируется на расчете, сколько нужно ресурсов для реализации конкретных действий, которые приведут к достижению целевых показателей компании. Этот метод тесно связан с учетом затрат по видам деятельности АВС. Преимущества метода:
- повышает точность распределения накладных расходов по видам деятельности;
- выявляет виды деятельности, которые не повышают ценности продукта компании для потребителей, а потому должны быть устранены или сведены к минимуму;
- выявляет неэффективные операции и возможности их оптимизации.
- базируется на трудоемком детальном анализе видов деятельности и точном распределении расходов по ним;
- требует серьезных вложений ресурсов и времени при внедрении, которые могут превысить преимущества от его использования.
Пример
Логистическая компания оказывает услуги по транспортировке, складской обработке и таможенному оформлению грузов. Накладные расходы составляют 150 млн руб.
Распределение общих трудозатрат в размере 200 000 человеко-часов (100%) по основным видам деятельности:
- Транспортировка грузов – 80 000 человеко-часов (40%);
- Обработка грузов на складах – 60 000 человеко-часов (30%);
- Таможенное оформление – 40 000 человеко-часов (20%);
- Администрирование и прочее — 20 000 человеко-часов (10%).
Накладные расходы распределены пропорционально трудозатратам на каждый вид деятельности:
- Транспортировка грузов – 60 млн руб. (150 млн * 40%);
- Обработка грузов – 45 млн руб. (150 млн * 30%);
- Таможенное оформление – 30 млн руб. (150 млн * 20%);
- Администрирование и прочее – 15 млн руб. (150 млн * 10%).
Гибкий бюджет отражает выручку и затраты для разных уровней деятельности (например, продажи были выше, на уровне или ниже ожиданий). В начале бюджетного периода прогнозируют показатели для разных сценариев, а в конце периода бюджет пересчитывают с учетом фактического уровня деятельности. Преимущества метода:
- позволяет быстро адаптироваться к изменениям объемов продаж или производства;
- облегчает анализ отклонений от бюджета;
- обеспечивает более точное планирование.
- сложно определить релевантные показатели для изменения бюджета;
- требует постоянного мониторинга и корректировки бюджета;
- риск нехватки ресурсов при резком изменении уровня деятельности.
Пример
Сеть из 10 ресторанов изначально спланировала на 2023 год базовый бюджет для каждого заведения исходя из прогнозной среднемесячной выручки 2 млн руб.
Базовый месячный бюджет одного ресторана:
- выручка – 2 млн руб.;
- закупка продуктов – 500 тыс. руб. (25% от выручки);
- зарплата персонала – 600 тыс. руб.;
- аренда – 300 тыс. руб.;
- прочие расходы – 200 тыс. руб.
В течение года ситуация сильно менялась. Сеть использовала гибкое бюджетирование с корректировкой по критерию фактической посещаемости и выручки каждого заведения.
Ресторан 1 (торговый центр):
- средняя выручка – 3,5 млн руб.;
- скорректированный бюджет затрат – 2,35 млн руб., в том числе:
- закупки – 875 тыс. руб. (25%);
- зарплаты – 800 тыс. руб.;
- аренда – 400 тыс. руб.;
- прочие – 275 тыс. руб.
Ресторан 6 (жилой район):
- средняя выручка — 1,2 млн руб.;
- скорректированный бюджет затрат – 1,15 млн руб., в том числе:
- закупки – 300 тыс. руб. (25%);
- зарплаты – 450 тыс. руб.;
- аренда – 250 тыс. руб.;
- прочие – 150 тыс. руб.
Сеть столкнулась со сложностью выбора критериев для корректировки бюджета: только выручка и посещаемость ресторанов или учитывать также их площадь, расположение и др. Кроме того, во втором полугодии из-за общего снижения платежеспособности населения средняя выручка упала до 1 млн руб. и скорректированный бюджет уже не покрывал постоянные затраты на аренду и оплату труда.
Какие решения были приняты:
- использовать более сложные критерии корректировки, например рентабельность продаж;
- предусмотреть бюджет минимальной операционной деятельности для периодов низкого спроса;
- создать резервы для финансирования непредвиденных обстоятельств.
Бюджет обновляется не раз в год, как при традиционном подходе, а ежеквартально или даже ежемесячно, когда истекший бюджетный период сменяется новым. Этот метод подходит для компаний, которые работают в условиях высокой неопределенности, когда за 12 месяцев могут произойти значительные изменения и их годовой бюджет утратит свою актуальность. Преимущества метода:
- обеспечивает максимальную точность бюджета в связи с частым его пересмотром, а значит, повышает эффективность планирования и контроля;
- позволяет компании быть гибче и быстрее адаптироваться к изменениям.
- способствует игнорированию стратегических целей;
- требует от руководителей специальных навыков и нередко обновления ПО;
- требует постоянного мониторинга и регулярного обновления бюджета;
- возможны конфликты из-за частого изменения целевых показателей.
Пример
ИT-компания оказывает услуги разработки программного обеспечения. Изначально на I квартал 2023 года был составлен бюджет:
- выручка – 50 млн руб.;
- расходы на оплату труда – 25 млн руб.;
- аренда офиса – 5 млн руб.;
- закупка оборудования – 3 млн руб.;
- маркетинг – 2 млн руб.;
- прочие расходы – 3 млн руб.
По факту за январь – февраль ситуация сложилась следующим образом:
- выручка – 38 млн руб.;
- расходы на оплату труда – 20 млн руб.;
- остальные расходы пропорциональны.
В марте компания скорректировала бюджет на оставшуюся часть квартала с учетом новых данных:
- планируемая выручка – 20 млн руб. (по новым проектам);
- расходы на оплату труда – 12 млн руб. (нанят новый персонал);
- аренда – 2,5 млн руб.;
- закупка оборудования – 1,5 млн руб.;
- маркетинг – 1 млн руб.;
- прочие расходы – 1,5 млн руб.
Благодаря скользящему бюджетированию компания смогла оперативно скорректировать расходы в соответствии с реальной загрузкой, перераспределить ресурсы, нанять дополнительных разработчиков и обеспечить финансирование новых проектов.
Бюджеты каждый раз формируются заново, без учета предыдущих показателей. Расходы всех подразделений должны быть тщательно обоснованы для включения в бюджет. Для этого их руководители оценивают, какие действия позволят достигнуть целей, и формируют пакеты решений с информацией о затратах и необходимых ресурсах для различных уровней деятельности. Затем эти пакеты ранжируют и бюджетные средства распределяют между ними. Преимущества метода:
- способствует более эффективному распределению ресурсов и снижению затрат;
- позволяет выявить и удалить неприбыльные виды деятельности и процессы;
- требует большего вовлечения руководителей подразделений, вследствие чего они начинают лучше понимать динамику расходов, а потому чаще находят способы повышения операционной эффективности.
- требует большего времени руководителей подразделений в ущерб другим обязанностям в связи с необходимостью собрать и оценить данные для каждого пакета решений;
- краткосрочные преимущества могут получить приоритет перед долгосрочными;
- возможны конфликты при определении критериев для ранжирования пакетов решений.
Это альтернативный метод управления эффективностью бизнеса нового поколения, который предполагает отказ от фиксированных годовых бюджетов в пользу более гибких и адаптивных прогнозов, когда ресурсы распределяются на основе потребностей и возможностей, а не исторических данных. Вместо бюджетных ограничений ориентиром выступают ключевые показатели эффективности (KPI). Процесс принятия решений децентрализирован. Преимущества метода:
- обеспечивает гибкость и способность быстро адаптироваться к изменениям рынка, поскольку у руководителей больше полномочий принимать и внедрять решения в рамках стратегии;
- ориентирован на реальные потребности бизнеса, а не на жесткие бюджетные ограничения, появляется стимул пересматривать обоснованность затрат и искать способы их сокращения;
- позволяет экономить время и ресурсы на ежегодное бюджетное планирование;
- повышает мотивацию сотрудников, поскольку стимулирующие выплаты выделяются всему коллективу, который оказался эффективнее коллег, а не только их руководителю на основе фиксированных целевых показателей.
- требует кардинальных изменений корпоративной культуры;
- не ликвидирует потенциальный риск неэффективного использования ресурсов из-за избытка свободы;
- требует высокого уровня квалификации и дисциплины руководителей подразделений;
- сложно установить финансовый контроль и четкие целевые показатели.
Пример
Бюджет производственных затрат производителя офисной мебели в 2022 году составил 25 млн руб. с учетом фиксированных накладных расходов 5 млн руб., переменных производственных затрат в размере 2000 руб. на единицу продукции, а объем производства планировался в объеме 10 000 единиц. В I полугодии 2023 года спрос на мебель резко вырос до 15 000 единиц. При приростном бюджетировании компания смогла бы отреагировать лишь в следующем году, потеряв часть прибыли. Поскольку компания применяла Beyond Budgeting, то спрогнозировала рост спроса, а продуктовые команды имели возможность нанять дополнительных работников и увеличить объемы закупок материалов. В итоге за полугодие компания произвела 15 000 единиц по фактической себестоимости:
- фиксированные накладные расходы – 6 млн руб. (+20%);
- переменные затраты – 30 млн руб. (15 000 руб. * 2000 руб./ед.);
- итого производственные затраты – 36 млн руб.
Каждый метод бюджетирования имеет свои преимущества и недостатки. Какой из них больше подойдет конкретной компании, зависит от ее потребностей в планировании, специфики и размера бизнеса, отраслевых особенностей, а также уровня неопределенности и изменчивости рынка. Например, для производственных компаний с относительно стабильным спросом и длительным производственным циклом лучше подойдет традиционное бюджетирование. Детальное годовое бюджетирование позволит четко спланировать затраты на сырье, оборудование, персонал и прочие статьи. А для компаний, работающих по проектному принципу (консалтинг, ИТ, строительство), оптимальным вариантом будет скользящее бюджетирование. Постоянное обновление бюджета на основе текущих и будущих проектов позволит гибко распределять ресурсы и своевременно реагировать на изменения. Что касается компаний сферы услуг (рестораны, отели, салоны красоты), испытывающих значительные колебания спроса, им подойдет гибкое бюджетирование. Возможность корректировать бюджет в зависимости от загрузки позволит оптимизировать затраты. Компаниям с большой долей накладных расходов (например, из сферы логистики, телекоммуникаций, авиаотрасли) целесообразно применять бюджетирование по видам деятельности. Это поможет точно определить стоимость различных операций и выявить области для оптимизации. Компаниям с диверсифицированным бизнесом может потребоваться комбинация нескольких методов.