https://magazine.sibur.ru/publication/workshop/otchetnost-v-sroki-kak-optimizirovat-protsess/
1 Создайте сетевой график
2 Опишите бизнес-процессы
3 Разработайте регламенты
4 Внедрите систему мотивации по SMART-технологии
5 Контролируйте процесс
#1. Создайте сетевой график

Сетевой график сдачи отчетности – это таблица с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными. Ее главная суть – системность контроля. Она обязательно должна быть у:

  • главного бухгалтера;
  • казначея/операциониста;
  • руководителя финансового отдела.
Далее эти сотрудники ставят задачи своим подчиненным.

Ежеквартальная сдача деклараций по НДС и налога на прибыль

$image['DESCRIPTION']
#2. Опишите бизнес-процессы

Когда сетевой график создан, важно сделать так, чтобы в компании ему следовали неукоснительно. Для этого надо описать и оптимизировать бизнес-процессы финансовой службы по следующей схеме. Уровень 1. Стратегический. Это директор и его заместители, которые разрабатывают стратегию и идеологию, продумывает пирамиду целей, детализирует ее, создает бизнес-процессы, законы и «правила игры». Далее вся информация спускается на следующий уровень. Уровень 2. Оперативно-тактический. Это отдел продаж, линейные руководители и руководители проектов, которые внедряют бизнес-процессы и контролируют их полноценное выполнение на следующем уровне. Уровень 3. Функциональный. Это сотрудники компании, которые выполняют бизнес-процессы и дают обратную связь Уровню 2. Все бизнес-процессы должны быть взаимосвязаны между собой. Поэтому руководители отделов финансовой службы (Уровень 2) вместе со своими сотрудниками (Уровень 3) не только прописывают бизнес-процессы, ищут решения по их оптимизации, но и в обязательном порядке согласовывают результаты со всеми подразделениями компании. Затем, получив одобрение у директора (Уровень 1), они визуализируют бизнес-процессы в виде схем и приступают к их внедрению.

#3. Разработайте регламенты

Цель – задокументировать и детализировать бизнес-процессы, иными словами, внедрить их, сделать рабочим инструментом. В результате должно быть выстроено полное взаимодействие между подразделениями, которые связаны с финансами, отчетностью, бюджетированием, оплатами и т.д. Чтобы добиться этого при разработке регламентирующих документов, руководствуйтесь следующими правилами:

  1. Каждый должен знать свои показатели и свои обязанности.
  2. Каждый должен работать четко по прописанным бизнес-процессам.
  3. Каждый должен делать свою работу на результат и не нарушать сроков.
  4. Должны проводиться эффективные собрания руководителей и подчиненных. Если есть возможность обсудить вопросы по электронной почте, телефону, Skype, нет смысла встречаться лично.
  5. Решения должны приниматься совместно.
  6. Коллективная работа – один из главных принципов. Он строится только на доверии.
  7. Все «косяки» и ошибки должны не скрываться, а сразу признаваться, решаться так, чтобы в будущем их не было.
После внедрения регламентов сотрудники начнут понимать свою ответственность, сроки и цели выполнения каждой задачи. Останется сделать так, чтобы они на память знали свои показатели, понимали, как рассчитывается их заработная плата, когда ждать премию, а когда – штраф. Внедрение системы по постановке/выполнению целей и мотивации по SMART-технологии поможет этого добиться.

#4. Внедрите систему мотивации по SMART-технологии

SMART – это технология, которая используется для определения целей и постановки задач. Она отвечает на вопрос «Какими параметрами должны обладать цели/ задачи для их максимально качественного и своевременного достижения/выполнения?». Чтобы ее внедрить в вашей компании важно иметь:

  • сетевой график сдачи отчетности – с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными;
  • детализированные бизнес-процессы, закрепленные в регламентирующих документах.
Базируясь на этой информации, достаточно просто разработать систему мотивации и показатели работы финансовой службы. Приведем пример. Шаг 1. Формирование задач финансового отдела Задача 1. Полный и своевременный сбор денег за отчетный период: Своевременное выставление счетов заказчикам:
  • формирование расшифровок для заказчиков;
  • согласование расшифровок и сумм с заказчиком;
  • отправка комплекта бух. документов заказчикам.
Сбор дебиторской задолженности:
  • контроль получения бухгалтерских документов;
  • контроль передачи документов в оплату;
  • контроль поступления денег на расчетный счет;
  • плановая работа с заказчиком по оптимизации процессов взаимодействия финансовых служб и повышения лояльности.
Задача 2. Правильная и своевременная оплата сервисных услуг: Сбор первичной информации для выставления счетов (счетчики, списки техники, списки магазинов, количества работ, количества открытий и т.д.):
  • формирование общей расшифровки по услугам;
  • согласование расшифровок и сумм с поставщиками услуг;
  • получение комплекта бухгалтерских документов от поставщиков услуг и прочих поставщиков услуг и товаров;
  • оплата счетов за сервис и прочих поставщиков услуг и товаров.
Задача 3. Правильное ведение документооборота:
  • своевременное получение документов от заказчиков;
  • своевременное получение документов от поставщиков услуг;
  • своевременное получение документов от прочих поставщиков услуг и товаров;
  • ведение реестров (книга покупок, книга продаж);
  • обеспечение наличия, актуальности, полноты и сохранности договоров и других документов поставщиков услуг и товаров;
  • поддержание в актуальном состоянии шаблонов договоров и финансовых документов;
  • подготовка и поддержание в актуальном состоянии стандартных бух. документов, для участия в тендерах и конкурсах.
Шаг 2. Формирование показателей работы финансового отдела:
  • актуальность списков оборудования, находящегося на обслуживании;
  • полнота сбора данных;
  • полнота и правильность выставления счетов клиентам;
  • своевременность получения денег от клиентов;
  • порядок в бухгалтерских документах и договорах (наличие, правильность);
  • ежедневное понимание дебиторской и кредиторской задолженности (бухгалтерский баланс);
  • понимание рентабельности по каждому клиенту.

#5. Контролируйте процесс

Сдача отчетности по НДС или по прибыли происходит один раз в квартал. Многие компании откладывают ее подготовку на последний месяц. Но лучше делать так:

  • финансовый отдел, согласно сетевому графику, собирает документы, вносит их в программное обеспечение (15 дней, крайний срок – 15-е число в месяц сдачи отчетности);
  • бухгалтер проверяет всю информацию (5–10 дней), и закрывается период (месяц).
Чтобы все было выполнено вовремя, в сроки и без ошибок, требуйте от своих сотрудников:
  • постоянно следить за нововведениями в законодательстве;
  • планировать и детализировать все цели, действия, задачи;
  • четко выполнять поручения;
  • ежедневно отчитываться руководству о проделанной работе;
  • быть ответственными.

Ежеквартальная сдача деклараций по НДС и налога на прибыль
$image['DESCRIPTION']
Пример

Шаг 1. Формирование задач финансового отдела

Задача 1. Полный и своевременный сбор денег за отчетный период

Своевременное выставление счетов заказчикам:

  • Формирование расшифровок для заказчиков
  • Согласование расшифровок и сумм с заказчиком
  • Отправка комплекта бух. документов заказчикам

Сбор дебиторской задолженности:

  • Контроль получения бухгалтерских документов
  • Контроль передачи документов в оплату
  • Контроль поступления денег на расчетный счет
  • Плановая работа с заказчиком по оптимизации процессов взаимодействия финансовых служб и повышения лояльности

Задача 2. Правильная и своевременная оплата сервисных услуг

Сбор первичной информации для выставления счетов (счетчики, списки техники, списки магазинов, количества работ, количества открытий и т.д.)

  • Формирование общей расшифровки по услугам
  • Согласование расшифровок и сумм с поставщиками услуг
  • Получение комплекта бухгалтерских документов от поставщиков услуг и прочих поставщиков услуг и товаров
  • Оплата счетов за сервис и прочих поставщиков услуг и товаров

Задача 3. Правильное ведение документооборота

  • Своевременное получение документов от заказчиков
  • Своевременное получение документов от поставщиков услуг
  • Своевременное получение документов от прочих поставщиков услуг и товаров
  • Ведение реестров (книга покупок, книга продаж)
  • Обеспечение наличия, актуальности, полноты и сохранности договоров и других документов поставщиков услуг и товаров
  • Поддержания в актуальном состоянии шаблонов договоров и финансовых документов
  • Подготовка и поддержания в актуальном состоянии стандартных бух. документов, для участия в тендерах и конкурсах

Шаг 2. Формирование показателей работы финансового отдела

  • Актуальность списков оборудования, находящегося на обслуживании;
  • Полнота сбора данных;
  • Полнота и правильность выставления счетов клиентам;
  • Своевременность получения денег от клиентов;
  • Порядок в бухгалтерских документах и договорах (наличие, правильность);
  • Ежедневное понимание дебиторской и кредиторской задолженности (бухгалтерский баланс);
  • Понимание рентабельности по каждому клиенту.

Число месяца (не позднее) Событие Действие Ответственный
15 Закрытие отчетного периода/квартала/года Все новые входящие/исходящие документы регистрируются следующим отчетным периодом Бухгалтер
15 Первичная документация полностью внесена/зарегистрирована Подтверждение ответственных сотрудников Финансовые менеджеры
20 Книга-продаж Формирование книги-продаж Бухгалтер
20 Книга-покупок Формирование книги-покупок Бухгалтер
25 Налоговая декларация по НДС Формирование декларации по НДС Бухгалтер
25 Регистры доходов/расходов для налога на прибыль Формирование регистров Бухгалтер
28 Налоговая декларация по прибыли Формирование декларации по налогу на прибыль Бухгалтер
25 Согласование деклараций по НДС и прибыли Анализ полученных результатов налоговых обязательств Главный бухгалтер
25 Последующий контроль налоговых деклараций Проверка налоговых деклараций для отправки в ФНС Финансовый директор
25 Отправка в ФНС деклараций Разрешение на отправку налоговых деклараций ответственного лица Главный бухгалтер
25 Декларация по НДС у провайдера ЭДО Отправка по ТКС декларации по НДС в ФНС Бухгалтер
28 Декларация по налогу на прибыль  у провайдера ЭДО Отправка по ТКС декларации по прибыли в ФНС Бухгалтер
25 Извещение об отправке деклараций ФНС Получение протокола об отправке налоговых деклараций ФНС Бухгалтер
26 Извещение о приеме деклараций ФНС Получение протокола о приеме налоговых деклараций ФНС Бухгалтер
25 Платежи по НДС Отправка 1/3 части НДС: 1-й платеж до 25 числа месяца следующего за отчетным кварталом, 2-й и 3-й до 25 числа каждого последующего месяца следующего за отчетным кварталом Казначей/Операционист
26 Платежи по налогу на прибыль Отправка 1/3 части авансового платежа по налогу на прибыль: 1-й платеж до 28 числа месяца следующего за отчетным кварталом, 2-й и 3-й до 28 числа каждого последующего месяца следующего за отчетным кварталом Казначей/Операционист
06 октября 2023
Cannot find 'promoscow' template with page ''
© ПАО «СИБУР Холдинг», 2023