Отчетность – в сроки: как оптимизировать процесс

Сетевой график сдачи отчетности – это таблица с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными. Ее главная суть – системность контроля. Она обязательно должна быть у:

• главного бухгалтера;
• казначея/операциониста;
• руководителя финансового отдела.

Далее эти сотрудники ставят задачи своим подчиненным.

Ежеквартальная сдача деклараций по НДС и налога на прибыль

Когда сетевой график создан, важно сделать так, чтобы в компании ему следовали неукоснительно. Для этого надо описать и оптимизировать бизнес-процессы финансовой службы по следующей схеме.

Уровень 1. Стратегический. Это директор и его заместители, которые разрабатывают стратегию и идеологию, продумывает пирамиду целей, детализирует ее, создает бизнес-процессы, законы и «правила игры». Далее вся информация спускается на следующий уровень.

Уровень 2. Оперативно-тактический. Это отдел продаж, линейные руководители и руководители проектов, которые внедряют бизнес-процессы и контролируют их полноценное выполнение на следующем уровне.

Уровень 3. Функциональный. Это сотрудники компании, которые выполняют бизнес-процессы и дают обратную связь Уровню 2.

Все бизнес-процессы должны быть взаимосвязаны между собой. Поэтому руководители отделов финансовой службы (Уровень 2) вместе со своими сотрудниками (Уровень 3) не только прописывают бизнес-процессы, ищут решения по их оптимизации, но и в обязательном порядке согласовывают результаты со всеми подразделениями компании. Затем, получив одобрение у директора (Уровень 1), они визуализируют бизнес-процессы в виде схем и приступают к их внедрению.

Цель – задокументировать и детализировать бизнес-процессы, иными словами, внедрить их, сделать рабочим инструментом. В результате должно быть выстроено полное взаимодействие между подразделениями, которые связаны с финансами, отчетностью, бюджетированием, оплатами и т.д. Чтобы добиться этого при разработке регламентирующих документов, руководствуйтесь следующими правилами:

1. Каждый должен знать свои показатели и свои обязанности.
2. Каждый должен работать четко по прописанным бизнес-процессам.
3. Каждый должен делать свою работу на результат и не нарушать сроков.
4. Должны проводиться эффективные собрания руководителей и подчиненных. Если есть возможность обсудить вопросы по электронной почте, телефону, Skype, нет смысла встречаться лично.
5. Решения должны приниматься совместно.
6. Коллективная работа – один из главных принципов. Он строится только на доверии.
7. Все «косяки» и ошибки должны не скрываться, а сразу признаваться, решаться так, чтобы в будущем их не было.

После внедрения регламентов сотрудники начнут понимать свою ответственность, сроки и цели выполнения каждой задачи. Останется сделать так, чтобы они на память знали свои показатели, понимали, как рассчитывается их заработная плата, когда ждать премию, а когда – штраф. Внедрение системы по постановке/выполнению целей и мотивации по SMART-технологии поможет этого добиться.

SMART – это технология, которая используется для определения целей и постановки задач. Она отвечает на вопрос «Какими параметрами должны обладать цели/ задачи для их максимально качественного и своевременного достижения/выполнения?». Чтобы ее внедрить в вашей компании важно иметь:

• сетевой график сдачи отчетности – с конкретными датами, событиями, задачами и ответственными;
• детализированные бизнес-процессы, закрепленные в регламентирующих документах.

Базируясь на этой информации, достаточно просто разработать систему мотивации и показатели работы финансовой службы. Приведем пример.

Шаг 1. Формирование задач финансового отдела

Задача 1. Полный и своевременный сбор денег за отчетный период:

Своевременное выставление счетов заказчикам:

• формирование расшифровок для заказчиков;
• согласование расшифровок и сумм с заказчиком;
• отправка комплекта бух. документов заказчикам.

Сбор дебиторской задолженности:

• контроль получения бухгалтерских документов;
• контроль передачи документов в оплату;
• контроль поступления денег на расчетный счет;
• плановая работа с заказчиком по оптимизации процессов взаимодействия финансовых служб и повышения лояльности.

Задача 2. Правильная и своевременная оплата сервисных услуг:

Сбор первичной информации для выставления счетов (счетчики, списки техники, списки магазинов, количества работ, количества открытий и т.д.):

• формирование общей расшифровки по услугам;
• согласование расшифровок и сумм с поставщиками услуг;
• получение комплекта бухгалтерских документов от поставщиков услуг и прочих поставщиков услуг и товаров;
• оплата счетов за сервис и прочих поставщиков услуг и товаров.

Задача 3. Правильное ведение документооборота:

• своевременное получение документов от заказчиков;
• своевременное получение документов от поставщиков услуг;
• своевременное получение документов от прочих поставщиков услуг и товаров;
• ведение реестров (книга покупок, книга продаж);
• обеспечение наличия, актуальности, полноты и сохранности договоров и других документов поставщиков услуг и товаров;
• поддержание в актуальном состоянии шаблонов договоров и финансовых документов;
• подготовка и поддержание в актуальном состоянии стандартных бух. документов, для участия в тендерах и конкурсах.

Шаг 2. Формирование показателей работы финансового отдела:

• актуальность списков оборудования, находящегося на обслуживании;
• полнота сбора данных;
• полнота и правильность выставления счетов клиентам;
• своевременность получения денег от клиентов;
• порядок в бухгалтерских документах и договорах (наличие, правильность);
• ежедневное понимание дебиторской и кредиторской задолженности (бухгалтерский баланс);
• понимание рентабельности по каждому клиенту.

Сдача отчетности по НДС или по прибыли происходит один раз в квартал. Многие компании откладывают ее подготовку на последний месяц. Но лучше делать так:

• финансовый отдел, согласно сетевому графику, собирает документы, вносит их в программное обеспечение (15 дней, крайний срок – 15-е число в месяц сдачи отчетности);
• бухгалтер проверяет всю информацию (5–10 дней), и закрывается период (месяц).

Чтобы все было выполнено вовремя, в сроки и без ошибок, требуйте от своих сотрудников:

• постоянно следить за нововведениями в законодательстве;
• планировать и детализировать все цели, действия, задачи;
• четко выполнять поручения;
• ежедневно отчитываться руководству о проделанной работе;
• быть ответственными.